Bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Doanh nghiệp chuẩn bị thế nào? 

Những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế mới đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ, chính xác thông tin và có lộ trình chuyển đổi phù hợp để không bị lỡ thời điểm vàng.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và góc nhìn chuyên gia

Kể từ cuối năm 2018, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời, quy định về thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là 1/11/2020 đã tạo ra làn sóng chuyển đổi tại hàng trăm ngàn doanh nghiệp tổ chức.

Mới đây, trong Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 đã có những điều chỉnh về thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Tuy nhiên, nội dung Luật cũng rất khuyến khích các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử trước hạn để tận dụng thời điểm vàng.

Về lợi ích khi chuyển đổi sang HĐĐT, ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng Vụ Quản lý Thuế doanh nghiệp lớn, Tổng cục Thuế đánh giá: "HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và chi phí trong phát hành, in ấn và gửi hóa đơn đến khách hàng. 

Người nhận có thể dễ dàng kiểm tra được thông tin của người bán và cơ quan Thuế cũng quản lý được hàng hóa lưu thông trên thị trường. Vì vậy, chuyển đổi HĐĐT đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch nền kinh tế Việt Nam và được cơ quan Thuế các cấp tập trung triển khai truyền thông rộng rãi, khuyến khích đẩy nhanh tiến độ."

Chuyển đổi HĐĐT có khó như doanh nghiệp vẫn nghĩ?

Chị Nguyễn Ngọc Hân – Kế toán trưởng công ty FSCB Việt Nam – một trong những công ty về dịch vụ hậu cần về thiết bị y tế lớn nhất tại Việt Nam nhận định: "Ban đầu trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì thực sự cũng rất lưỡng lự vì trước giờ đã quen với việc phát hành hóa đơn giấy”. Chị nói thêm, trước đây khi chuyển từ viết tay hóa đơn sang đặt in thì cũng có tiện hơn, tuy nhiên bản chất nó vẫn là hóa đơn giấy nên sau khi phát hành rồi thì phải chuyển phát nhanh tới khách hàng, vừa tốn chi phí chuyển phát lại mất thời gian đợi chờ thì khi sử dụng HĐĐT việc tạo hóa đơn chỉ trong phút chốc và gửi đến người nhận qua email luôn"

Chị Hân cũng cho biết tình trạng sai sót thông tin xuất hóa đơn cũng được hạn chế tối đa vì khi nhập mã số thuế, phần mềm eHoaDon Online mà bên chị đang dùng sẽ tự động điền thông tin còn lại của khách hàng, điều này giúp phát hành hóa đơn nhanh và chính xác hơn.

Chị cũng chia sẻ thêm là eHoaDon Online giúp chị theo dõi công nợ khách hàng, lên lịch thu tiền, theo dõi thanh toán, và cả chấm điểm tín dụng khách hàng vô cùng tiện lợi. Điều này giúp công tác kiểm tra và quản lý thanh toán vô cùng hiệu quả. Sau khi có những trải nghiệm này từ eHoaDon Online chị đã giới thiệu cho công ty người em của chị áp dụng ngay để khai thác tính năng này trong việc quản lý. 

Việt Oils – nhà cung cấp giải pháp tinh dầu cao cấp hàng đầu bằng công nghệ 4.0 hiện nay tại Việt Nam, là một trong những đơn vị đầu tiên nhanh chóng ứng dụng phần mềm HĐĐT.

Chị Ngô Thị Ngọc Diễm – Trưởng phòng Tài chính của Việt Oils chia sẻ: "Chúng tôi không chỉ sử dụng riêng lẻ HĐĐT mà tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, bán hàng để khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu, giảm thiểu thời gian và sai sót xảy ra.”

Anh Nguyễn Thanh Tâm – C.E.O Việt Oil cho biết: “Trong mô hình kinh doanh của công ty Việt Oils, anh quan tâm việc lấy công nghệ để nâng cao nâng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ đến với khách hàng hơn cả mức mong đợi”. Khi triển khai hóa đơn điện tử, anh quyết định chọn ngay eHoaDon Online bởi khi trải nghiệm anh biết rằng eHoaDon Online đã cung cấp đầy đủ các thư viện API và đã tích hợp rất tốt vào các nền tảng khác để tạo thành hệ sinh thái giải pháp số của mình.  Đặc biệt anh còn nhấn mạnh rằng: Khi kinh doanh online và muốn khai thác tối đa sức mạnh của thương mại điện tử: Từ việc bán hàng trên kênh online như website đến các công tác quản trị bán hàng nói riêng và kinh doanh nói chung thì eHoaDon Online là một sự lựa chọn tuyệt vời". 

Anh Nguyễn Tiến Thành – Phụ trách tài chính Công ty vận tải Falcon Việt Nam cho biết: "Việc phát hành hóa đơn đã có các em ở phòng kế toán phụ trách, bản thân tôi chỉ quản lý chung tình hình công nợ, quản lý tình hình thu chi, theo dõi dòng tiền để bảo đảm hiệu quả kinh doanh cao nhất, làm kinh doanh cần tránh việc đánh mất uy tín và hụt dòng tiền. Trước khi đưa vào vận dụng bản thân tôi cũng rất phân vân, tôi cũng đã tìm hiểu qua khá nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Cho đến khi được giới thiệu eHoaDon Online và trải nghiệm thử nó thì tôi ưng ý và quyết định áp dụng ngay vì nó hầu như đáp ứng được yêu cầu này của tôi."

eHoaDon Online với những tính năng có được từ hệ sinh thái thương mại điện tử

Thời điểm vàng cho doanh nghiệp đón đầu quy định mới

Lợi ích của HĐĐT gần như các doanh nghiệp đến thời điểm này đều đã biết tới. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều DN chần chừ vì tâm lý ngại thay đổi, phải làm quen với công nghệ mới và lo lắng thủ tục chuyển đổi phức tạp, mất thời gian.

Anh Long NGUYỄN là đại diện eHoaDon Online – một trong những nhà cung cấp HĐĐT được mệnh danh là dễ dùng và thông minh nhất hiện nay chia sẻ rằng: Tâm lý này cũng rất dễ hiểu nếu doanh nghiệp chưa được trải nghiệm thực tế phần mềm hoặc chưa từng biết đến chính sách của eHoaDon Online.

Đối với giải pháp hóa đơn điện tử của mình, eHoaDon Online đã tập trung nghiên cứu và tối giản thao tác, thiết kế giao diện cho bất kỳ kế toán nào cũng làm quen với phần mềm nhanh chóng. eHoaDon Online cũng được sẵn sàng thư viện API để kết nối các phần mềm kế toán, quản trị, bán hàng khác nhau nhằm giảm thiểu thao tác và tự động hóa việc hạch toán cho kế toán viên, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Anh cũng nói thêm rằng, eHoaDon Online đang có nhiều chính sách để đồng hành cùng cơ quan quản lý, đẩy nhanh việc chuyển đổi HĐĐT trong doanh nghiệp như quy đổi hóa đơn giấy đang còn lại sang số HĐĐT; hỗ trợ thực hiện thủ tục chuyển đổi của doanh nghiệp với cơ quan Thuế.

Như vậy, có thể thấy, đây là thời điểm doanh nghiệp nên tận dụng các chương trình hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng như nhận được sự ủng hộ và tạo điều kiện lớn từ cơ quan Thuế để chuyển đổi HĐĐT một cách dễ dàng, không bị ùn tắc thủ tục khi đồng loạt hàng trăm nghìn doanh nghiệp chuyển đổi cùng lúc. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và HĐĐT để vừa có thời gian làm quen với phần mềm vừa linh động trong việc xuất hóa đơn.

Tìm hiểu thêm về HĐĐT và các chính sách hỗ trợ tại đây.